Criterios para convalidación de actas de registro civil por omisión de firmas funcionarios registrales y testigos

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El derecho a la identidad exige rigurosidad. Cualquier error por parte de un funcionario, sea por negligencia o por falta de capacitación, puede comportar para el afectado toda una serie de problemas durante mucho tiempo, dada la nula diligencia de la Administración Pública en su actuar. De este modo, vemos como algo positivo que se hayan unificado los criterios para la convalidación de actas del Registro Civil.  

Así, en la Gaceta Oficial No. 42.112 del 23/04/2021, se publicó la Resolución emanada del Consejo Nacional Electoral (CNE) con el No. 21415-0018, mediante la cual se modifica el Criterio de Convalidación de las Actas por Omisión de Firmas de Funcionarias y Funcionarios Registrales y Testigos, cuya vigencia se fijó desde la fecha de su aprobación por el Consejo Nacional Electoral, lo cual se produjo en la sesión de dicho organismo celebrada el día 15 de Abril de 2021.

La referida disposición denominada “RESOLUCIÓN QUE MODIFICA EL CRITERIO DE CONVALIDACIÓN (DE) LAS ACTAS POR OMISIÓN DE FIRMA DE FUNCIONARIAS Y FUNCIONARIOS REGISTRALES Y TESTIGOS”, establece:

01.   La subsanación o corrección de los vicios de omisión de firma, huella y datos de los testigos del acto en la Actas del Registro Civil, o cuando carezcan de la firma de la funcionaria y/o funcionario o persona autorizada para levantar el acto, de la Secretaria, Secretario, correspondiente y/o del sello oficial de la respectiva dependencia registral; así como de las autoridades de las actas, serán convalidadas conforme a los criterios establecidos por la Comisión de Registro Civil y Electoral e instrucciones emanadas de la Oficina Nacional de Registro Civil.

02.   No serán objeto de convalidación aquí establecida, aquellas actas de Registro Civil en las que aún llenos los extremos previstos en esta disposición, presenten enmendaduras, tachaduras y/o alteraciones en su contenido que no se encuentren debidamente salvadas en el acta conforme a la Ley.

En estos casos, las Registradoras y los Registradores Civiles se abstendrán de emitir la certificación de las actas de Registro Civil no convalidadas, debiendo iniciar los procedimientos correspondientes, según las circunstancias del caso, emitiendo el informe dirigido a la Oficina Nacional de Registro Civil.

03.   Las convalidaciones de actas realizadas conforme a la presente resolución, no subsanan cualquier otra deficiencia o error de forma o fondo que adolezca el acta, debiendo cumplirse con el procedimiento de rectificación que corresponda de acuerdo con el tipo de vicio que posea conforme a la Ley y a los criterios establecidos por el Consejo Nacional Electoral.

(…)

06.   En aras de garantizar el derecho de las(los) niñas(os) a la inscripción de su nacimiento, a su identificación y simplificar su tramitación, las(los) Registradoras(es) de las Oficinas y Unidades del Registro Civil, procurarán dar prioridad a estos procedimientos de convalidación sin requerir instancia de parte.

07.   Las(los) Registradoras(es) Civiles:

A)   Deberán estampar y refrendar una nota marginal en las Actas de Registro Civil que fueren convalidadas, la cual deberá indicar:

“Mediante esta nota se subsana la omisión de (mención exacta del vicio que se subsana), en el acta de (la identificación del tipo acta de Registro Civil seguido de los datos del acta Nro. Tomo Año y folio si lo contiene) en virtud de la convalidación ordenada por el Consejo Nacional Electoral mediante Resolución (los datos de identificación: numero, fecha y de ser posible la Gaceta de publicación) de la presente resolución. Seguido de La Fecha de la convalidación del acta.” (Se entiende que el señalamiento “Seguido de La Fecha de la convalidación del acta.” no forma parte de la nota marginal aun cuando se encuentre entre las comillas que demarcan su texto).

La referida nota marginal:

– Será válida siempre que contenga la firma y sello de la funcionaria y/o funcionario que la convalida o la suscribe.

-No podrá ser considerada inválida por omisión del número de la Gaceta Oficial, y siempre que contenga los datos de identificación de la omisión, y el número y fecha de la presente Resolución.

– Podrá ser asentada mediante un sello o el mecanismo idóneo, ágil y accesible a la oficina o unidad de Registro Civil.

B)   Velarán porque la convalidación se efectúe en ambos libros; en los casos que no posean ambos en sus archivos, deberán enviar oficio a las Registradoras y/o los Registradores Principales o al quien resguarde el Duplicado del Libro a fin de que se verifique si también presenta la omisión convalidada, caso el cual se deberá proceder a estampado de la nota en el respectivo ejemplar.

08.   En los casos que, de la revisión de los Libros se detecten actas que no cumplan con los criterios de convalidación detallados en esta Resolución o (por) la Oficina Nacional de Registro Civil, se deberá notificar a ésta, a fin de iniciar los procedimientos correspondientes de nulidad.

Los folios de los Libros de Registro Civil que sólo contengan un número de acta, y se encuentren en blanco, o que sólo contengan una o varias firmas de alguna de las partes actuantes deberán ser invalidados, indicando la fecha y en ejecución de la presente resolución. Conservarán su utilidad únicamente a los fines de ser empleados en el procedimiento correspondiente a la solicitud de registro del asiento omitido por las funcionarias o los funcionarios Registrales, que se llevará a cabo conforme al artículo 78 de la Ley Orgánica de Registro Civil.

A fin de garantizar la integridad del contenido del acta, cuando exista un espacio notable entre el final del contenido del texto del acta y la ubicación de las firmas de los llamados por Ley a suscribir el Acta, se colocará una raya o línea trasversal en ese espacio y dejará constancia de esto en la nota marginal.

09.   Las Oficinas y Unidades de Registro Civil enviarán las estadísticas mensuales de convalidación en la forma que indique la Oficina Nacional de Registro Civil.

Derogatorias:

A)   A partir de la entrada en vigencia de esta resolución, se deroga la Resolución No. 151008-0332 del 08/10/2015, dictada por el Consejo Nacional Electoral, publicada en la Gaceta Oficial No. 40.769 del 19/10/2015, cuyos supuestos serán tramitados conforme a la presente resolución.

B)   Se deroga la disposición Vigésima Cuarta de Resolución Nro. 130320-0113, Criterios Únicos de Rectificación y cambio de Nombre de Actas de Registro Civil en sede Administrativa, sólo en lo que respecta a los supuestos resueltos a través de esta nueva resolución, quedando vigente para efectos de lo previsto respecto de la omisión de las firmas del o los declarantes o los contrayentes.

Vigencia:

La vigencia de esta Resolución se fijó “… desde la fecha de su aprobación por el Consejo Nacional Electoral, se ordena su publicación en Gaceta Electoral y Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela a los efectos correspondientes, sin que tales publicaciones condicionen la entrada en vigencia de la misma.

Más que un cambio de criterio para la subsanación de las Actas de Registro Civil que adolecen de las fallas o vicios de omisión que se especifican en la Resolución, se trata de unificación criterios aplicados circunstancialmente, según se infiere de los considerandos de la medida, en los cuales se expresa “… se estima procedente estandarizar a nivel nacional las fórmulas administrativas en favor de las y los interesados y del propio desempeño del Sistema de Registro Civil, sentando las bases para el efectivo control administrativo, así como, la implementación de mecanismos de agilización como sellos o notas para la Convalidación, que optimicen el desempeño de las Oficinas y Unidades, aún en períodos alta demanda como las jornadas de cedulación.

Por lo expuesto la medida la consideramos positiva, pues tiende a facilitar los trámites relacionados con la identidad y la identificación, particularmente de niños, niñas y adolescentes, quienes en la realización de los mismos pueden verse expuestos a circunstancias que, como se señala en dichos considerandos, representan “… vicios imponen una carga a los titulares de las actas, de ubicar a los testigos para proceder al trámite de rectificación … insalvable en muchos casos, el cual sólo le deja la opción de la Rectificación judicial.

Sin embargo, deben las(los) Registradoras(res) Civiles velar dispensar la mayor atención posible para que no se incurran en tales vicios y, por ende, en sus correcciones o subsanaciones ulteriores.

Al momento, no se ha observado su publicación en la Gaceta Electoral.

El enlace siguiente permite consultar el texto de la Resolución aquí considerada:

http://spgoin.imprentanacional.gob.ve/cgi-win/be_alex.cgi?Documento=T028700035793/0&Nombrebd=spgoin&CodAsocDoc=2518&Sesion=717278121

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