En la Gaceta Oficial n.° 42.987 del 17/10/2024, la cual ha sido difundida por el Servicio Autónomo Imprenta Nacional y Gaceta Oficial (SAINGO), a través de su sitio web oficial el 22/10/2024, se imprimió la Providencia Administrativa n.° 525, emanada del Despacho del Director General del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), en fecha 17/10/2024, mediante la cual se implementa la aplicación de medios electrónicos y biométricos para la prestación del Servicio Público Registral y Notarial, cuya vigencia se fijó a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
La mencionada disposición de rango sublegal:
01. Tiene por objeto regular la implementación de medios electrónicos en los procesos llevados a cabo por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), a efectos de optimizar el servicio de registro y notaría de una forma segura, eficaz y eficiente, relativos a comparecencia y comprobación de la identidad de los y las otorgantes a través del análisis biométrico de los elementos de identificación de los usuarios y usuarias, en el marco del manejo electrónico de los procesos registrales y notariales llevados por este Servicio. (Artículo 1 de la Providencia).
02. Está integrada por veintidós (22) artículos y dos (2) Disposiciones Transitorias, ordenados en una estructura simple de cuatro (4) Capítulos:
· Capítulo I: Disposiciones Generales. Artículos 1 al 9, ambos inclusive.
· Capítulo II: De la Aplicación de Medios Electrónicos y de Biometría Dactilar en la Verificación de Identidad. Artículos 10 al 20, ambos inclusive. La Providencia no tiene artículo 16 (pasa del artículo 15 al artículo 17).
· Capítulo III: De la Aplicación de Medios Electrónicos a la Manifestación de Voluntad de los Otorgantes a Través de la Firma de los Actos y Negocios Jurídicos Objeto de la Función Registral o Notarial. Artículos 21 y 22.
· Capítulo IV: Disposiciones Transitorias. Disposición Transitoria Primera y artículo 23.
03. De acuerdo con su texto, la mentada Providencia Administrativa regula tres (3) aspectos fundamentales:
§ La solución electrónica, consistente en medios electrónicos destinados a la comprobación biométrica dactilar de los elementos de identificación de las(os) usuarias(os) (otorgantes de documentos contentivos de actos o negocios jurídicos), que implementará el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) en los registros principales, mercantiles, públicos y las notarías, que serán utilizados por éstos en ejercicio de sus funciones.
§ La interconexión en línea de los registros principales, mercantiles, públicos y las notarías con la base de datos del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME).
§ La rúbrica o firma del sujeto otorgante sobre el medio magnético, el cual registrará los trazos característicos de esa firma y los estampará en el documento en otorgamiento.
I.- Respecto a los medios electrónicos a implementar por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), se establece:
01. Deberán cumplir con los principios, bases y lineamientos que rigen el uso de las tecnologías de información en el Poder Público, para mejorar la gestión pública y los servicios que se prestan a las personas. (Artículo 2 de la Providencia).
02. En su implementación, privará el principio de igualdad, de tal manera que en ningún caso se entenderá como un modo de restricción o discriminación para las personas, por lo que, el acceso a la prestación de los servicios públicos, como a cualquier actuación del Poder Público, debe ser garantizada por cualquier medio existente, sin que las fallas o limitaciones de la solución electrónica sea obstáculo para ello. (Artículo 3 de la Providencia).
03. El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) se asegurará que permitan la aplicación de la informática forense a objeto de identificar, analizar y presentar los datos objeto de tratamiento tecnológico. (Artículo 4 de la Providencia).
04. Deberán ser susceptible de interoperabilidad, prospectiva tecnológica y seguridad de la información, bajo los principios de confidencialidad, integridad, privacidad y disponibilidad de la información. (Artículo 5 de la Providencia).
05. Deberán comprender la protección del honor, vida privada, intimidad, propia imagen, confidencialidad y reputación de las personas. En consecuencia, están sujetos a las limitaciones que establezca la ley sobre la materia. (Artículo 6 de la Providencia).
06. En su función de comprobación del elemento de identificación constituido por las huellas dactilares de los y las otorgantes, constituyen una herramienta para la verificación de la identidad. Por tanto, realizada la comprobación y arrojada la coincidencia del cotejo, el funcionario o funcionaria competente del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) continuará con la fase correspondiente a la certificación de la identidad y procederá al otorgamiento del acto o negocio jurídico solicitado por las partes, con base al proceso dispuesto en el artículo 11 de esta Providencia Administrativa. (Artículo 15 de la Providencia).
07. En caso que el o la otorgante resulte objetado con ocasión al proceso de cotejo mediante la solución biométrica por arrojar alguna discrepancia o error entre la huella dactilar de los otorgantes y la base de datos del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), se iniciará de inmediato el proceso de remediación, para lo cual el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) dispondrá del personal calificado para tal fin. Una vez verificada satisfactoriamente la identidad del o la otorgante objetado, el funcionario o funcionaria competente procederá al otorgamiento del acto o negocio jurídico solicitado por las partes. (Artículo 17 de la Providencia).
08. En caso de persistir la objeción una vez agotado el proceso de remediación, el Registrador o Registradora, el Notario o la Notaria, realizará la revisión de los elementos contenidos en la cédula de identidad del o de la otorgante, luego de lo cual, de ser procedente, dará por validada la identidad y continuará con el procedimiento de otorgamiento del acto o negocio jurídico.
En tal caso, el o la otorgante objetado deberá estampar su firma autógrafa y huellas dactilares, a través de medio húmedo, directamente sobre el documento y el Registrador o Registradora, el Notario o Notaria dejará constancia en la nota de otorgamiento, salvo que exista impedimento justificado.
(Artículo 18 de la Providencia).
09. En caso que la validación de la identidad (se interpreta de la(del) otorgante) resulte improcedente, el Registrador o Registradora, el Notario o la Notaria emitirá inmediatamente un acto motivado especificando los elementos que justifiquen la negativa de inscripción del acto o negocio jurídico. (Artículo 19 de la Providencia).
10. Una vez emitido el acto motivado en el que se especifiquen los elementos que justifiquen la negativa de inscripción del acto o negocio jurídico, se notificará al interesado o interesada, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, a los efectos de intentar el Recurso Administrativo o el Recurso Contencioso-Administrativo correspondiente. (Artículo 20 de la Providencia).
II.- En lo que concierne a la interoperatividad con el Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), se dispone:
01. El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), previo al procedimiento del otorgamiento, realizará a través de dispositivos electrónicos de interoperabilidad el cotejo y comparación biométrica de las huellas dactilares de los y las otorgantes de actos y negocios jurídicos, contra la base de datos del sistema automatizado del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), como organismo competente en materia de identificación de las personas. (Artículo 11 de la Providencia).
02. El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), para el cumplimiento de sus competencias, establecerá los acuerdos correspondientes con el Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), como organismo competente en materia de identificación de las personas; para lo cual se establecerán conjuntamente los procedimientos y mecanismos que garanticen la seguridad y protección en el uso de la base de datos de huellas dactilares del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME). (Artículo 12 de la Providencia).
03. Para el otorgamiento de los actos y negocios jurídicos, el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) hará uso de la base de datos del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), de manera EN LÍNEA, sin que en ningún caso pueda conformar un archivo propio, quedando archivadas exclusivamente las trazas que individualicen el trámite, como la fecha y hora del mismo.
Asimismo, la comunicación con la base de datos del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), por parte del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), será unidireccional, por lo que en ningún caso, este Servicio podrá modificar, corregir, incorporar o suprimir datos de la misma, ni de alguna manera interferir con los contenidos de la data del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), cuya conformación y contenido son de su exclusiva competencia.
(Artículo 13 de la Providencia).
04. El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) no podrá ceder la base de datos referida anteriormente, bajo ningún título, ni permitir su uso por terceros, dado que dicha data es propiedad exclusiva y excluyente del Estado venezolano. (Artículo 14 de la Providencia).
En lo que atañe a la rúbrica o firma del otorgante sobre el medio magnético, se preceptúa:
01. En los actos y negocios jurídicos objeto del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), que impliquen la voluntad del o la otorgante y de su firma, se implementará el uso de medios electrónicos para la ejecución de la firma manuscrita digital, en los términos previstos en el artículo 21 de la Providencia.
02. La suscripción del acto o negocio jurídico por parte de los o las otorgantes se realizará mediante la firma manuscrita incorporada a la nota de autenticación o de registro, a través del medio electrónico dispuesto por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), y excepcionalmente mediante medio húmedo (tinta). (Artículo 22 de la Providencia).
Asimismo, en la Providencia aquí considerada se dispone:
01. En las actuaciones que involucren medios electrónicos relativos a la comprobación biométrica dactilar de los elementos de identificación de los usuarios y usuarias se garantizará la integridad, confidencialidad, autenticidad, disponibilidad de la información y preservación de documentos y comunicaciones electrónicas, en cumplimiento de las normas y medidas que dicte el órgano con competencia en materia de seguridad de la información. (Artículo 7 de la Providencia).
02. El sistema de comprobación de biometría dactilar de los elementos de identificación de los usuarios y usuarias del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) podrá recaer sobre la determinación de distintos elementos de identificación, los cuales sólo podrán ser usados por este servicio para sus procedimientos de consultas, sin que en ningún caso pueda disponer de la data que obtenga de los mismos para otros fines ni cederlos a terceros, dado que se reputan datos personales de acceso restringido por ser solo de interés del o la otorgante y del órgano que otorga fe pública, salvo aquellos datos que formen parte de los documentos sujetos a la publicidad registral o notarial. (Artículo 9 de la Providencia).
03. Sin perjuicio de la verificación de los elementos de identidad contenidos en la Cédula de Identidad y/o pasaporte que deben presentar los y las otorgantes de actos o negocios jurídicos en los registros principales, mercantiles, públicos y las notarías se implementará el examen biométrico de los dibujos de las crestas dactilares, acompañado del registro fotográfico y firma electrónica de los y las otorgantes, para así otorgar celeridad, seguridad y eficiencia a los procesos de validación de la identidad de los y las otorgantes y optimizar el proceso de consulta de la identidad por parte del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN). (Artículo 10 de la Providencia).
04. La implementación de medios electrónicos de biometría dactilar se aplicará de manera progresiva, iniciando en las notarías públicas ubicadas en la región capital. Paulatinamente, se irán incorporando el resto de las oficinas notariales y registrales a nivel nacional. (Disposición Transitoria Primera de la Providencia).
05. Esta Providencia Administrativa entrará en vigencia a partir de su publicación en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. (Artículo 23 de la Providencia).
En conclusión, el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) implementará, progresivamente, iniciando por las Notarías Públicas ubicadas en la Región Capital, un sistema de verificación biométrica de los datos de identidad de los otorgantes (personas naturales quienes suscriben los documentos a ser registrados o autenticados en notarías), en interconexión con la base de datos del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME).
Se interpreta que, una vez verificada satisfactoriamente la identidad de cada otorgante, éste procederá a suscribir -con su firma autógrafa- en un dispositivo electrónico, desde el cual se transferirán los trazos respectivos al documento en trámite.
En el supuesto que no se produzca satisfactoriamente la verificación antes mencionada, las(los) regentes de los Registros o Notarías deberán seguir el procedimiento previsto en la Providencia, el cual comprende la reparación en el acto de la falta de verificación, así como la improcedencia definitiva de la misma.
Conforme a lo previsto en la Providencia, se garantizará la privacidad de la información concerniente a la identidad o identificación de los otorgantes.
Se infiere que, necesariamente, quienes funjan como otorgantes de documentos por ante Registros y Notarías deberán acudir personalmente a las sedes de los mismos, a menos que los dispositivos señalados en el artículo 21 de la Providencia en consideración puedan ser trasladados a otros sitios, en los casos de traslados, previstos en el artículo 88 de la Ley de Registros y Notarías, cuyo texto se publicó en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela n.° 6.668 Extraordinario del 16/12/2021.
Aunque pueda considerarse intrascendente, se considera propicio reiterar que la Providencia no tiene artículo 16 (pasa del artículo 15 al artículo 17), ya que tal aspecto puede constituir un error en la secuencia enumerativa o la omisión, al momento de la impresión, del referido artículo 16, siendo esto último de verdadera importancia.
El siguiente enlace permite la consulta y descarga por medios electrónicos de la Gaceta Oficial antes señalada, en la cual se publicó el texto de la Providencia Administrativa aquí considerada:
